แจ้งเตือนค่าเช่าผ่าน LINE ทำได้โดยเชื่อม LINE Official Account ของหอเข้ากับระบบจัดการหอ ให้ผู้เช่าผูก LINE กับห้องด้วยรหัส แล้วส่งบิลที่ระบบคำนวณยอดไว้ถึงผู้เช่าแต่ละห้อง ถ้าห้องไหนเลยกำหนดแล้วยังมียอดเหลือ ข้อความบิลจะระบุยอดค้างให้ชัด เจ้าของหอจึงไม่ต้องพิมพ์ทวงทีละคน
บทความนี้อธิบายตั้งแต่สิ่งที่ต้องเตรียม การเชื่อมต่อ การส่งบิลทุกเดือน จังหวะการเตือนที่ไม่เสียความสัมพันธ์ ไปจนถึงการรับสลิปและส่งใบเสร็จ
ต้องเตรียมอะไรก่อนเริ่มแจ้งเตือนค่าเช่าผ่าน LINE
สิ่งที่ต้องมีคือบัญชี LINE Official Account ของหอ แพ็กที่รองรับการแจ้งเตือนผ่าน LINE และข้อมูลบิลในระบบที่ถูกต้อง เพราะถ้าข้อมูลต้นทางผิด ข้อความที่ส่งออกไปก็ผิดตาม
- LINE Official Account ของหอ ถ้ายังไม่มี สร้างได้ผ่าน LINE Official Account Manager โดยใช้บัญชี LINE ส่วนตัวล็อกอิน
- แพ็ก Starter ขึ้นไป สำหรับส่งบิล ใบเสร็จ และประกาศถึงผู้เช่าผ่าน LINE
- ค่าเช่าและค่าบริการ ตั้งค่าเช่าและอัตราในเมนูค่าบริการ (น้ำ/ไฟ/ขยะ) ให้ครบ
- วันครบกำหนดจ่ายและวันผ่อนผัน ตั้งในเมนูตั้งค่าห้องพัก ให้ตรงกับที่ตกลงกับผู้เช่า
- เลขมิเตอร์เดือนล่าสุด จดให้ครบทุกห้องก่อนส่งบิล
เรื่องวันครบกำหนดสำคัญมาก บิลของเดือนหนึ่งจะนับเป็นยอดที่ต้องจ่ายหลังจดมิเตอร์เดือนนั้นแล้ว และจะขึ้นว่าเลยกำหนดเมื่อผ่านวันครบกำหนดรวมวันผ่อนผัน ตั้งค่าส่วนนี้ให้ถูกช่วยไม่ให้ข้อความเตือนไปถึงคนที่ยังไม่ถึงกำหนดจ่าย
ขั้นตอนเชื่อม LINE OA และผูก LINE ผู้เช่ากับห้อง
การเชื่อม LINE OA ทำครั้งเดียวในเมนู LINE & สลิป ไม่ต้องมีความรู้ด้านโปรแกรม เพราะหน้าตั้งค่ามีคู่มือทีละขั้นให้ทำตาม
- เข้าเมนู LINE & สลิป แล้วเปิดคู่มือวิธีเชื่อม LINE Official Account
- ใน LINE Official Account Manager เปิดใช้ Messaging API จากนั้นคัดลอกค่า Channel secret และออก Channel access token มาวางในหน้าตั้งค่าตามคู่มือ
- คัดลอก Webhook URL จากหน้าตั้งค่าไปวางใน LINE Developers Console แล้วเปิดใช้งาน Webhook เพื่อให้ระบบรับข้อความและสลิปจากผู้เช่าได้
- ปิดข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน LINE OA Manager เพื่อไม่ให้ตอบชนกับระบบ
- กดบันทึกการตั้งค่า เมื่อสำเร็จสถานะจะเปลี่ยนเป็นเชื่อมต่อแล้ว
- ผูกผู้เช่ากับห้อง โดยเลือกห้องแล้วสร้างรหัสผูกบัญชี 6 หลัก ให้ผู้เช่าแอด LINE ของหอเป็นเพื่อนแล้วพิมพ์รหัสในแชท รหัสมีอายุ 7 วัน
เคล็ดลับให้ผู้เช่าผูกครบเร็ว คือแจกรหัสตอนเซ็นสัญญาหรือวันย้ายเข้า และติดประกาศวิธีผูก LINE ไว้ในหอ พร้อมบอกว่าต่อไปบิลและใบเสร็จจะมาจาก LINE ของหอ ผู้เช่าจะไม่สับสนว่าเป็นข้อความจากใคร
วิธีส่งบิลและเตือนค่าเช่าค้างชำระผ่าน LINE ทุกเดือน
เมื่อจดมิเตอร์เสร็จ ระบบคำนวณยอดของแต่ละห้องให้ เจ้าของหอตรวจยอดแล้วกดส่งบิลถึง LINE ของผู้เช่าได้เลย ไม่ต้องแคปหน้าจอหรือพิมพ์ตัวเลขเอง
- จดเลขมิเตอร์ทุกห้องในเมนู จดมิเตอร์ น้ำ/ไฟ
- เปิดเมนู ใบแจ้งหนี้ ตรวจค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการของแต่ละห้อง
- ไปที่เมนู LINE & สลิป ในรายการผู้เช่าที่ผูก LINE แล้ว กดส่งบิลของเดือนนี้ทีละห้อง
- ข้อความบิลจะแสดงรายการและยอดที่ต้องชำระ ถ้าห้องนั้นเลยกำหนดแล้วยังมียอดเหลือ ข้อความจะระบุว่าเป็นยอดค้างชำระ
- ห้องที่ยังไม่จ่ายหลังพ้นวันผ่อนผัน กดส่งบิลซ้ำเพื่อเตือนได้ ยอดในข้อความจะเป็นยอดคงเหลือล่าสุดหลังหักส่วนที่จ่ายแล้ว
ถ้าใช้แพ็ก Growth ขึ้นไป ยังส่งบิลและใบเสร็จจากหน้าแชทของผู้เช่า แล้วตอบคำถามเรื่องยอดเงินต่อได้ในหน้าจอเดียว ส่วนผู้เช่าที่ไม่ใช้ LINE ก็ยังออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์และสั่งพิมพ์ให้ได้ตามปกติ ดูภาพรวมฟีเจอร์ได้ที่หน้า ส่งบิลค่าเช่าผ่าน LINE
ควรเตือนค่าเช่าช่วงไหน และเขียนข้อความอย่างไรให้สุภาพ
จังหวะที่เหมาะคือส่งบิลในช่วงเดียวกันทุกเดือน แล้วเตือนซ้ำเฉพาะห้องที่ยังไม่จ่ายหลังพ้นวันผ่อนผัน ผู้เช่าจะคุ้นกับรอบการจ่ายและไม่รู้สึกว่าถูกตามจิก
| ช่วงเวลา (ตัวอย่าง ครบกำหนดวันที่ 5 ผ่อนผัน 3 วัน) | สิ่งที่ส่ง | โทนข้อความ |
|---|---|---|
| หลังจดมิเตอร์ต้นเดือน | บิลประจำเดือนถึงทุกห้อง | แจ้งข้อมูล เป็นกลาง |
| ก่อนครบกำหนด 1 ถึง 2 วัน | ข้อความเตือนความจำสั้น ๆ เฉพาะห้องที่ยังไม่จ่าย | สุภาพ เป็นมิตร |
| หลังพ้นวันผ่อนผัน | ส่งบิลซ้ำที่แสดงยอดค้าง | ชัดเจน อ้างอิงยอดในบิล |
| ค้างจนใกล้รอบบิลถัดไป | คุยกับผู้เช่าโดยตรง | รับฟังและตกลงวันชำระให้ชัด |
- เริ่มด้วยข้อมูล ไม่ใช่คำตำหนิ ระบุเลขห้อง งวด และยอดที่ต้องชำระ
- บอกวิธีจ่ายและวิธีส่งสลิป ให้ผู้เช่าทำต่อได้ทันที
- ไม่ส่งซ้ำหลายครั้งในวันเดียว และเลี่ยงถ้อยคำประชด
- ขอบคุณเมื่อได้รับเงิน และส่งใบเสร็จทุกครั้งเป็นหลักฐาน
ตัวอย่างข้อความเตือนก่อนครบกำหนด “สวัสดีค่ะ แจ้งยอดค่าเช่าห้อง 204 งวดเดือนนี้ ครบกำหนดวันที่ 5 หากชำระแล้วส่งสลิปในแชทนี้ได้เลย ขอบคุณค่ะ”
รับสลิปและส่งใบเสร็จผ่าน LINE หลังแจ้งเตือนทำอย่างไร
เมื่อผู้เช่าโอนแล้วส่งรูปสลิปเข้าแชท LINE ของหอ สลิปจะเข้าไปรอตรวจในเมนู LINE & สลิป เจ้าของหอตรวจแล้วกดยืนยันชำระเพื่อบันทึกเข้าบิล หรือกดปฏิเสธถ้าสลิปไม่ถูกต้อง
หลังบันทึกรับเงินในเมนูใบแจ้งหนี้ เลือกส่งใบเสร็จเข้า LINE ผู้เช่าได้ทันทีถ้าผูก LINE ไว้ ส่วนในแพ็ก Growth มีระบบตรวจสลิปอัตโนมัติช่วยกรองสลิปที่ไม่ถูกต้อง อ่านวิธีบันทึกรับชำระและติดตามยอดค้างให้ละเอียดขึ้นได้ในบทความ จัดการการเงินหอพัก บันทึกค่าเช่า ติดตามยอดค้าง ออกใบเสร็จ
| งาน | แพ็ก Free | แพ็ก Starter | แพ็ก Growth |
|---|---|---|---|
| ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ | มี | มี | มี |
| ส่งบิลและใบเสร็จผ่าน LINE | ไม่มี | มี | มี |
| ประกาศถึงผู้เช่าผ่าน LINE | ไม่มี | มี | มี |
| แชทกับผู้เช่าในเว็บ | ไม่มี | ไม่มี | มี |
| ตรวจสลิปอัตโนมัติ | ไม่มี | ไม่มี | มี |
คำถามที่พบบ่อย
ผู้เช่าต้องโหลดแอปเพิ่มเพื่อรับบิลไหม?
ไม่ต้อง ผู้เช่าใช้ LINE ที่มีอยู่แล้ว แค่แอด LINE ของหอเป็นเพื่อนและพิมพ์รหัสผูกห้องครั้งเดียว
รหัสผูก LINE หมดอายุแล้วต้องทำอย่างไร?
สร้างรหัสใหม่ให้ห้องนั้นในเมนู LINE & สลิป ได้เลย รหัสแต่ละชุดมีอายุ 7 วัน จึงควรแจกให้ผู้เช่าใช้ภายในช่วงนั้น
ผู้เช่าไม่ใช้ LINE จะส่งบิลอย่างไร?
ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ในเมนูใบแจ้งหนี้แล้วสั่งพิมพ์ให้ผู้เช่ารายนั้นได้ตามปกติ ห้องอื่นที่ผูก LINE แล้วก็รับบิลผ่าน LINE ต่อไป
ส่งบิลผ่าน LINE ใช้แพ็กไหน?
การส่งบิล ใบเสร็จ และประกาศผ่าน LINE เริ่มที่แพ็ก Starter ส่วนแชทกับผู้เช่าในเว็บและตรวจสลิปอัตโนมัติเริ่มที่แพ็ก Growth
สรุป
การแจ้งเตือนค่าเช่าผ่าน LINE ให้ได้ผลเริ่มจากข้อมูลที่ถูกต้อง ตั้งวันครบกำหนดและวันผ่อนผันให้ชัด เชื่อม LINE OA ครั้งเดียว ผูกผู้เช่าให้ครบ แล้วส่งบิลในรอบเดียวกันทุกเดือน เตือนซ้ำเฉพาะห้องที่เลยกำหนด และปิดท้ายด้วยใบเสร็จทุกครั้ง
ถ้าอยากเริ่มจากจดมิเตอร์และออกบิลให้เป็นระบบก่อนต่อ LINE ทดลองใช้หอพักดีฟรี แล้วอัปเกรดเมื่อพร้อมใช้การแจ้งเตือน