วิธีเลือกโปรแกรมหอพัก เช็กลิสต์ที่ควรถามก่อนตัดสินใจ ไม่ว่าจะเลือกเจ้าไหน

เช็กลิสต์วิธีเลือกโปรแกรมหอพัก คำถามที่ควรถามทุกเจ้า

ใช้คำถามเหล่านี้กับผู้ให้บริการทุกราย รวมถึงหอพักดี เพื่อเปรียบเทียบโปรแกรมหอพักบนเงื่อนไขเดียวกัน

• แพ็กฟรีหรือช่วงทดลองใช้ ฟรีแบบไม่มีวันหมดอายุ หรือทดลองได้กี่วัน ต้องผูกบัตรเครดิตไหม และเมื่อหมดช่วงทดลอง ข้อมูลที่กรอกไว้จะเป็นอย่างไร
• ราคาต่อห้องและเงื่อนไขเมื่อห้องเพิ่ม ฟีเจอร์ที่ต้องใช้อยู่แพ็กไหน ห้องเกินโควต้าคิดอย่างไร และมีส่วนลดเมื่อจ่ายรายปีหรือไม่
• ส่งบิลผ่าน LINE ส่งถึงผู้เช่าแต่ละห้องจากระบบได้เลย หรือต้องแคปรูปบิลส่งเองในแชท
• ผู้เช่าต้องโหลดแอปหรือไม่ ถ้าต้องโหลด ลองคิดดูว่าผู้เช่าทั้งหอจะยอมใช้จริงแค่ไหน
• จดมิเตอร์และกรณีมิเตอร์วนรอบ จดบนมือถือได้ไหม ถ้าเลขครั้งนี้น้อยกว่าครั้งก่อนระบบเตือนหรือคิดอย่างไร และตรวจย้อนหลังได้ไหมว่าใครแก้เลข
• ตรวจสลิปโอนเงิน ระบบตรวจให้อัตโนมัติ หรือเจ้าของต้องเปิดแอปธนาคารเทียบเองทีละรายการ
• สัญญาเช่าและ e-Signature สร้างสัญญาจากเทมเพลตของหอเองได้ไหม และผู้เช่าเซ็นออนไลน์ได้หรือไม่
• รายงาน ดูรายรับ รายจ่าย กำไร และยอดค้างชำระได้ไหม แยกตามหอได้หรือเปล่า
• นำเข้าข้อมูลจาก Excel ย้ายข้อมูลห้องและผู้เช่าเดิมเข้ามาได้ หรือต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด
• ส่งออกข้อมูล ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้ เอาข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ได้หรือไม่ และอยู่ในแพ็กไหน
• PDPA และความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลผู้เช่าเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้บ้าง กำหนดสิทธิ์ทีมงานได้ไหม และมีการสำรองข้อมูลหรือไม่
• การช่วยเหลือ ติดต่อทีมงานได้ช่องทางไหน และมีคนช่วยตอบคำถามช่วงเริ่มย้ายข้อมูลหรือไม่

เปรียบเทียบโปรแกรมหอพัก 3 แบบ Excel โปรแกรมติดตั้งในคอม และระบบคลาวด์

1. Excel หรือสมุดจด

• ข้อดี: ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม คุ้นเคย ปรับรูปแบบได้อิสระ เหมาะกับหอที่มีไม่กี่ห้องและดูแลคนเดียว
• ข้อเสีย: ต้องเขียนและดูแลสูตรเอง ทำบิลแยกและส่งบิลเองทีละห้อง ย้อนดูประวัติข้ามเดือนลำบาก และข้อมูลอยู่ในไฟล์หรือสมุดเล่มเดียว

2. โปรแกรมหอพักแบบติดตั้งในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว

• ข้อดี: ทำงานได้แม้อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร ข้อมูลอยู่ในเครื่องของเจ้าของเอง และบางโปรแกรมจ่ายครั้งเดียว
• ข้อเสีย: ใช้ได้เฉพาะหน้าเครื่องนั้น จดมิเตอร์หน้าห้องแล้วต้องกลับมาพิมพ์ซ้ำ ถ้าเครื่องเสียโดยไม่ได้สำรองข้อมูลก็เสี่ยงข้อมูลหาย และการส่งบิลถึงผู้เช่ามักต้องทำนอกโปรแกรม

3. ระบบจัดการหอพักบนคลาวด์ (เว็บแอป)

• ข้อดี: เปิดได้ทั้งคอมและมือถือ ไม่ต้องติดตั้งหรืออัปเดตเอง เจ้าของและทีมงานเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน และส่งบิลถึงผู้เช่าได้จากระบบ
• ข้อเสีย: ต้องใช้อินเทอร์เน็ต ส่วนใหญ่มีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี และข้อมูลอยู่กับผู้ให้บริการ จึงควรถามเรื่องความปลอดภัยและการส่งออกข้อมูลให้ชัด

โปรแกรมหอพัก vs Excel ไม่มีฝ่ายไหนดีกว่าในทุกกรณี ถ้าหอมีไม่กี่ห้องและจัดการคนเดียวได้สบาย Excel ก็ยังพอ แต่เมื่อเริ่มเสียเวลากับการคิดค่าน้ำไฟ ส่งบิล และไล่เช็กว่าใครจ่ายแล้ว ระบบที่ออกแบบมาสำหรับหอพักจะคุ้มค่ากว่า

หอพักดีตอบเช็กลิสต์นี้อย่างไร

หอพักดีเป็นระบบบนคลาวด์ นี่คือคำตอบของเราต่อเช็กลิสต์ข้างต้น รวมถึงข้อที่ต้องใช้แพ็กที่สูงขึ้น

• ฟรีหรือทดลอง แพ็กฟรี 10 ห้อง ไม่มีวันหมดอายุ และไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
• ราคา แพ็กเสียเงินเริ่มที่ ฿99/เดือน เฉลี่ยประมาณ ฿4 ต่อห้องต่อเดือน ห้องเกินโควต้าเพิ่มเป็นรายห้องได้ และชำระรายปีจ่ายเพียง 10 เดือน
• LINE และแอปผู้เช่า ส่งบิล ใบเสร็จ และแจ้งเตือนค่าเช่าผ่าน LINE ตั้งแต่แพ็ก Starter ผู้เช่าไม่ต้องโหลดแอป
• มิเตอร์ จดผ่านเว็บบนมือถือ ระบบคำนวณหน่วยจากเลขครั้งก่อนให้ทุกแพ็ก ส่วนประวัติการแก้เลขมิเตอร์อยู่ในแพ็ก Pro
• สลิป สัญญา และรายงาน ตรวจสลิปอัตโนมัติ สัญญาเช่าจากเทมเพลต และรายงานการเงินเริ่มที่แพ็ก Growth ส่วน e-Signature อยู่ในแพ็ก Pro
• นำเข้าและส่งออก นำเข้าห้องและผู้เช่าจาก Excel หรือ CSV ได้ ส่วนการส่งออกข้อมูลอยู่ในแพ็ก Pro
• ข้อมูลผู้เช่า กำหนดสิทธิ์ทีมงานเพื่อจำกัดคนเข้าถึง เก็บสำเนาเอกสารผู้เช่าไว้ในโปรไฟล์แทนการส่งในแชท (แพ็ก Growth ขึ้นไป) และการดูประวัติผู้เช่าข้ามหออิงความยินยอมของผู้เช่า
• การช่วยเหลือ ติดต่อทีมงานได้จากหน้าเว็บไซต์ และเครือที่มีมากกว่า 250 ห้องคุยแพ็กองค์กรกับทีมงานได้

ถ้าหอของคุณต้องใช้ฟีเจอร์ที่ไม่อยู่ในรายการนี้ ให้ใช้เช็กลิสต์เดียวกันเทียบกับทางเลือกอื่นก่อนตัดสินใจ