ส่งบิลค่าเช่าผ่าน LINE พร้อมแจ้งยอดค้างถึงผู้เช่า

ส่งบิลค่าเช่าผ่าน LINE OA ของหอ ต่างจากส่งรูปบิลในแชทส่วนตัวอย่างไร

หลายหอใช้วิธีส่งรูปบิลผ่าน LINE ส่วนตัวของเจ้าของ ซึ่งใช้ได้ตอนห้องยังน้อย แต่มีข้อจำกัดที่เห็นชัดเมื่อหอโตขึ้น

• แยกเรื่องงานออกจากเรื่องส่วนตัว LINE OA ของหอเป็นช่องทางทางการ ผู้เช่าไม่ต้องมีเบอร์หรือ LINE ส่วนตัวของเจ้าของ
• ส่งถึงถูกห้อง บิลส่งตามห้องที่ผู้เช่าผูกไว้ ลดความผิดพลาดจากการส่งรูปผิดคน
• คนอื่นช่วยงานได้ ผู้ดูแลหอส่งบิลแทนเจ้าของได้โดยไม่ต้องใช้โทรศัพท์ของเจ้าของ
• ข้อมูลตรงกับระบบ ยอดในบิลมาจากข้อมูลมิเตอร์และค่าเช่าในระบบ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ทวงค่าเช่าอย่างไรไม่ให้เสียความสัมพันธ์กับผู้เช่า

ผู้เช่าส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจค้างค่าเช่า แต่ลืมหรือจำวันไม่ได้ การแจ้งเตือนที่สม่ำเสมอและเป็นระบบจึงช่วยได้มากกว่าการทวงแบบตามอารมณ์

• ตั้งวันครบกำหนดและวันผ่อนผันให้ชัด แล้วแจ้งผู้เช่าตั้งแต่วันเข้าอยู่
• ส่งบิลในวันเดียวกันทุกเดือน ผู้เช่าจะคุ้นกับรอบการจ่าย
• ให้ยอดค้างแสดงในบิลที่ส่งผ่านระบบ ข้อความเป็นกลางตามข้อมูลจริง ผู้เช่าจะไม่รู้สึกว่าโดนเจ้าของตามจิก
• ส่งใบเสร็จทุกครั้งที่ได้รับเงิน ช่วยสร้างความเชื่อใจและลดข้อโต้แย้งภายหลัง
• คุยตรงเฉพาะรายที่ค้างนาน เจ้าของมีเวลาดูแลเคสที่ต้องใช้คนจริง ๆ

เตรียมอะไรบ้างก่อนเริ่มส่งบิลค่าเช่าผ่าน LINE

• บัญชี LINE Official Account สำหรับหอพัก (ถ้ายังไม่มีสามารถสมัครกับ LINE ได้)
• ข้อมูลห้องและผู้เช่าในหอพักดีที่เป็นปัจจุบัน
• ตั้งค่าค่าเช่า ราคาต่อหน่วยน้ำไฟ และวันครบกำหนดชำระให้เรียบร้อย
• แจ้งผู้เช่าให้ผูก LINE กับห้องของตัวเอง เช่น ติดประกาศไว้ในหอหรือแจ้งตอนเซ็นสัญญา
• เตรียมข้อความสั้น ๆ อธิบายผู้เช่าว่าต่อไปจะได้รับบิลและใบเสร็จทาง LINE OA ของหอ เพื่อไม่ให้สับสนว่าเป็นข้อความจากใคร

เมื่อผู้เช่าผูก LINE ครบ การส่งบิลแต่ละเดือนจะเหลือเพียงจดมิเตอร์ ตรวจยอด และกดส่ง