จัดการการเงินหอพัก: บันทึกค่าเช่า ติดตามยอดค้าง ออกใบเสร็จ

จัดการการเงินหอพักให้ยอดตรงทุกเดือนมีหลักสามข้อ คือ บันทึกการรับชำระทุกครั้งที่ได้เงินเข้าบิลของห้องนั้น ติดตามยอดค้างชำระจากวันครบกำหนดที่ตั้งไว้ชัดเจน และออกใบเสร็จให้ผู้เช่าเป็นหลักฐาน เมื่อทำครบสามข้อ ตัวเลขในระบบจะตรงกับเงินที่ได้รับจริง

ด้านล่างเป็นขั้นตอนทำในระบบทีละเรื่อง พร้อมข้อควรระวังเรื่องเงินสด ตัวอย่างการอ่านสถานะยอดค้าง และเช็กลิสต์ปิดยอดประจำเดือน

วิธีบันทึกการรับชำระค่าเช่าให้ยอดตรงกับเงินที่ได้รับจริง

ให้บันทึกทันทีที่ได้รับเงินในบิลของห้องนั้น ไม่รอรวบทำตอนสิ้นเดือน เพราะยิ่งปล่อยนานยิ่งจำไม่ได้ว่าเงินก้อนไหนเป็นของห้องไหน

1. เข้าเมนู ใบแจ้งหนี้ แล้วเลือกงวดที่ต้องการ
2. กดบันทึกรับเงินที่ห้องที่ชำระแล้ว
3. ใส่ยอดเงิน วันที่ชำระ และเลือกช่องทางว่าเป็นเงินโอนหรือเงินสด
4. ถ้าผู้เช่าจ่ายไม่ครบ แก้ยอดเป็นจำนวนที่ได้รับจริง ระบบจะคำนวณยอดคงเหลือให้
5. เลือกออกใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ และส่งใบเสร็จเข้า LINE ผู้เช่าถ้าผูกไว้ แล้วกดบันทึก

สถานะของบิลจะเปลี่ยนตามยอดที่บันทึก เช่น จ่ายครบ จ่ายบางส่วน หรือยังค้าง และเปิดดูประวัติรับชำระของแต่ละห้องย้อนหลังได้พร้อมชื่อผู้รับเงิน ช่วยให้รู้ว่าใครเป็นคนรับเงินก้อนนั้น

สำหรับเงินโอน ถ้าให้ผู้เช่าส่งสลิปผ่าน LINE ของหอ ในแพ็ก Growth ระบบตรวจสลิปอัตโนมัติและอัปเดตยอดของห้องให้เมื่อสลิปผ่านการตรวจ ดูรายละเอียดได้ที่หน้า ตรวจสลิปโอนเงินค่าเช่าอัตโนมัติ

รับค่าเช่าเป็นเงินสดกับเงินโอน บันทึกต่างกันอย่างไร

ทั้งสองแบบต้องบันทึกเข้าบิลเหมือนกัน ความต่างอยู่ที่หลักฐานต้นทางและจุดที่มักพลาด

หอที่ให้พนักงานเก็บเงินสดแทนเจ้าของ ควรตกลงรอบนำส่งเงินให้ชัด เช่น นำส่งทุกสิ้นวัน และให้พนักงานใช้บัญชีผู้ใช้ของตัวเองในระบบ ชื่อผู้รับเงินจะได้ถูกต้อง ในแพ็ก Pro มีฟีเจอร์ติดตามเงินสดช่วยดูยอดที่แต่ละคนเก็บได้

ติดตามยอดค้างชำระหอพักอย่างไรไม่ให้สะสม

เริ่มจากตั้งวันครบกำหนดจ่ายและจำนวนวันผ่อนผันให้ตรงกับที่ตกลงกับผู้เช่า แล้วติดตามเฉพาะห้องที่เลยกำหนดจริง ไม่ต้องไล่ถามทุกห้อง

1. เข้าเมนู ตั้งค่าห้องพัก ตั้งวันครบกำหนดจ่ายของทุกเดือน และจำนวนวันผ่อนผันหลังครบกำหนด
2. จดมิเตอร์ให้ครบทุกห้อง บิลของเดือนนั้นจะเริ่มนับเป็นยอดที่ต้องจ่ายหลังจดมิเตอร์แล้ว
3. เปิดเมนูใบแจ้งหนี้เพื่อดูห้องที่ยังค้าง หรือดูภาพรวมจากเมนูภาพรวม / ผังห้อง
4. ติดต่อผู้เช่าโดยอ้างอิงยอดในบิล ถ้าใช้แพ็ก Starter ขึ้นไป ส่งบิลที่แสดงยอดค้างผ่าน LINE ได้

ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายสถานะเท่านั้น จุดสำคัญคือแยกห้องที่ยังอยู่ในช่วงผ่อนผันออกจากห้องที่ค้างจริง จะได้ไม่ทวงผิดคนและเสียความรู้สึก

ใบเสร็จรับเงินหอพักควรมีอะไรบ้าง และออกอย่างไร

ใบเสร็จที่ดีต้องบอกได้ว่าใครจ่าย ใครรับ จ่ายค่าอะไรของงวดไหน จำนวนเท่าไร และจ่ายด้วยวิธีใด เพื่อใช้เป็นหลักฐานของทั้งหอและผู้เช่า

• ชื่อผู้ชำระเงิน เลขห้อง และที่อยู่ผู้เช่า
• รายการที่ชำระ เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการ พร้อมงวดที่ชำระ
• ยอดรวมทั้งสิ้น และจำนวนเงินเป็นตัวอักษร
• วิธีชำระ วันที่ และชื่อผู้รับเงิน

1. เข้าเมนู ใบเสร็จรับเงิน แล้วสร้างใบเสร็จใหม่
2. กดดึงรายการจากบิล ระบบจะใส่รายการและยอดของห้องนั้นให้
3. ตรวจข้อมูลผู้ชำระ ช่องทางการรับเงิน และหมายเหตุ
4. บันทึก แล้วเลือกพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF หรือกดส่งเข้า LINE ของผู้เช่า

ใบเสร็จรับเงินในระบบเริ่มที่แพ็ก Starter และเก็บประวัติไว้ให้เปิดดูย้อนหลังได้ ใบเสร็จนี้เป็นหลักฐานการรับเงินระหว่างหอกับผู้เช่า หากหอมีข้อกำหนดด้านภาษีหรือเอกสารทางบัญชีเฉพาะ ควรปรึกษานักบัญชี

ปิดยอดการเงินหอพักทุกเดือนควรทำอะไรบ้าง

การปิดยอดคือการตรวจว่าเงินทุกก้อนถูกบันทึกครบและตรงกับของจริง ควรทำในวันเดียวกันทุกเดือนเพื่อให้ตัวเลขเทียบกันได้

• ตรวจว่าทุกห้องจดมิเตอร์และออกบิลครบ
• เทียบยอดรับชำระในระบบกับเงินเข้าบัญชีและเงินสดที่ได้รับ
• บันทึกรายจ่ายของหอและรายรับอื่น ๆ ในเมนูรายรับ-รายจ่าย
• ทำรายชื่อห้องค้างชำระและกำหนดวันติดตาม
• ดูกำไรและยอดค้างเก็บในเมนูสรุปการเงิน (แพ็ก Growth ขึ้นไป)

เมื่อบันทึกครบแล้ว ขั้นต่อไปคืออ่านตัวเลขเพื่อตัดสินใจ อ่านวิธีได้ในบทความ รายงานการเงินหอพัก วิธีอ่านรายรับ รายจ่าย และกำไรรายเดือน

คำถามที่พบบ่อย

ผู้เช่าจ่ายค่าเช่าไม่ครบ บันทึกอย่างไร?

บันทึกรับเงินตามยอดที่ได้รับจริงในบิลของห้องนั้น ระบบจะแสดงสถานะจ่ายบางส่วนและยอดคงเหลือ แล้วค่อยบันทึกเพิ่มเมื่อผู้เช่าจ่ายส่วนที่เหลือ

ทำไมบิลเดือนนี้ยังไม่ขึ้นเป็นยอดค้าง?

บิลจะนับเป็นยอดที่ต้องจ่ายหลังจดมิเตอร์เดือนนั้นแล้ว และขึ้นว่าเลยกำหนดเมื่อผ่านวันครบกำหนดรวมวันผ่อนผันที่ตั้งไว้ ถ้ายังไม่ขึ้นให้ตรวจว่าจดมิเตอร์ครบหรือยัง

รับเงินสดบันทึกในระบบได้ไหม?

ได้ เลือกช่องทางเงินสดตอนบันทึกรับเงิน ยอดค้างของห้องจะอัปเดตเหมือนการโอน และควรออกใบเสร็จให้ผู้เช่าทุกครั้ง

ออกใบเสร็จรับเงินใช้แพ็กไหน?

ใบเสร็จรับเงินเริ่มที่แพ็ก Starter ส่วนการตรวจสลิปอัตโนมัติและสรุปการเงินเริ่มที่แพ็ก Growth

สรุป

การเงินหอพักจะไม่หลุดถ้าทำสามเรื่องให้เป็นนิสัย บันทึกรับชำระทันทีทั้งเงินโอนและเงินสด ตั้งวันครบกำหนดกับวันผ่อนผันเพื่อติดตามเฉพาะห้องที่ค้างจริง และออกใบเสร็จทุกครั้ง แล้วปิดยอดวันเดียวกันทุกเดือน

ถ้าอยากเลิกจดยอดในสมุดและเริ่มบันทึกรับชำระให้เป็นระบบ ทดลองใช้หอพักดีฟรี ได้เลย