สัญญาเช่าออนไลน์คือการสร้างและเก็บสัญญาเช่าหอพักไว้ในระบบ โดยใช้เทมเพลตของหอที่ระบบเติมชื่อผู้เช่า เลขห้อง และค่าเช่าให้เอง วิธีตั้งค่าคือกำหนดค่าเริ่มต้นและเนื้อสัญญาครั้งเดียว จากนั้นสร้างสัญญาให้ผู้เช่าแต่ละคน แล้วสั่งพิมพ์หรือส่งลิงก์ให้เซ็นออนไลน์
สัญญาเช่าออนไลน์ต่างจากสัญญากระดาษอย่างไร
ความต่างหลักคือสัญญาออนไลน์สร้างจากข้อมูลที่อยู่ในระบบอยู่แล้ว จึงไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้งและค้นหาย้อนหลังได้ทันที ส่วนสัญญากระดาษยังใช้ได้ดีถ้าหอมีผู้เช่าไม่มากและมีที่เก็บเอกสารเป็นระเบียบ
หลายหอเริ่มจากไฟล์ Word ฉบับเดียวที่แก้ชื่อผู้เช่าไปเรื่อย ๆ ปัญหาที่พบบ่อยคือหลงข้อมูลของผู้เช่าคนก่อนไว้ในสัญญา หรือหาฉบับจริงไม่เจอตอนผู้เช่าแจ้งย้ายออก ตารางนี้สรุปความต่างที่เจ้าของหอควรรู้
| หัวข้อ | สัญญากระดาษหรือไฟล์ Word | สัญญาเช่าออนไลน์ |
|---|---|---|
| การกรอกข้อมูล | พิมพ์ชื่อ เลขห้อง และค่าเช่าเองทุกฉบับ | ระบบเติมข้อมูลจากทะเบียนผู้เช่าให้ |
| การเซ็น | ต้องนัดเจอกันที่หอ | พิมพ์ไปเซ็น หรือเซ็นออนไลน์ผ่านลิงก์ (แพ็ก Pro) |
| การค้นหาย้อนหลัง | ค้นแฟ้มทีละเล่ม | เปิดจากหน้าผู้เช่าได้ทันที |
| ความเสี่ยงเอกสารหาย | สูงถ้าจัดเก็บไม่เป็นระบบ | เก็บอยู่คู่กับข้อมูลผู้เช่าและห้อง |
| การปรับเงื่อนไขทั้งหอ | ต้องแก้ไฟล์ต้นฉบับและระวังฉบับเก่าปนกัน | แก้เทมเพลตของหอที่เดียว |
ต้องเตรียมอะไรก่อนตั้งค่าสัญญาเช่าออนไลน์
สิ่งที่ต้องมีคือข้อมูลห้องและผู้เช่าที่เป็นปัจจุบัน เงื่อนไขการเช่าที่หอใช้จริง และแพ็กที่เปิดใช้โมดูลสัญญา การเตรียมให้ครบก่อนช่วยให้ตั้งค่าได้รวดเดียวจบ ไม่ต้องย้อนกลับมาแก้หลายรอบ
- แพ็ก Growth ขึ้นไป การตั้งค่าสัญญาและการสร้างสัญญาจากเทมเพลตเริ่มที่แพ็กนี้ ส่วนการเซ็นด้วย e-Signature อยู่ในแพ็ก Pro
- ข้อมูลห้องและผู้เช่า เพิ่มผู้เช่าเข้าห้องให้เรียบร้อยในเมนูผู้เช่า เพราะสัญญาจะดึงข้อมูลจากตรงนี้
- เงื่อนไขมาตรฐานของหอ เช่น เงินประกัน ระยะเวลาเช่า วันครบกำหนดจ่าย และข้อตกลงการใช้ห้องกับพื้นที่ส่วนกลาง
- ที่อยู่ของเจ้าของหอ สำหรับแสดงในส่วนคู่สัญญา
- ลายเซ็นของเจ้าของ เซ็นครั้งเดียวในระบบ แล้วใช้กับสัญญาทุกฉบับ
ก่อนกำหนดเงื่อนไข ควรทบทวนข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะหอที่ให้เช่าหลายห้อง อ่านสรุปประเด็นสำคัญได้ในบทความ สัญญาเช่าหอพักตามกฎหมาย ข้อที่เจ้าของหอต้องรู้
ขั้นตอนตั้งค่าเทมเพลตสัญญาเช่าออนไลน์
การตั้งค่าเทมเพลตทำครั้งเดียวในเมนูตั้งค่าสัญญา ซึ่งอยู่ในกลุ่มตั้งค่าของหอ หลังจากนั้นสัญญาที่สร้างจะใช้ค่าเริ่มต้นและเนื้อสัญญาชุดนี้
- เปิดกลุ่มเมนู ตั้งค่า แล้วเลือก ตั้งค่าสัญญา
- ในส่วนค่าเริ่มต้นของสัญญา กรอกเงินประกันเริ่มต้น เงื่อนไขหรือข้อตกลงเริ่มต้น และที่อยู่เจ้าของที่จะแสดงในสัญญา ค่าชุดนี้เป็นค่าเริ่มต้นของหอ ใช้กับทุกห้องที่ไม่ได้ตั้งเฉพาะ
- เซ็นลายเซ็นเจ้าของหนึ่งครั้ง ระบบจะแนบลายเซ็นนี้ในสัญญาทุกฉบับให้อัตโนมัติ
- ไปที่ส่วนรูปแบบเนื้อสัญญา ระบบมีฉบับมาตรฐานไว้เป็นจุดเริ่มต้น แก้ข้อความให้ตรงกับเงื่อนไขของหอได้อิสระ
- ตรงจุดที่ต้องใส่ข้อมูลจริง เช่น ชื่อผู้เช่า วันที่ หรือค่าเช่า ให้ใช้ปุ่มแทรกข้อมูล ระบบจะเติมค่าจริงให้ตอนสร้างเอกสาร
- กดบันทึก ถ้าแก้แล้วอยากเริ่มใหม่ ใช้ปุ่มล้างรูปแบบเพื่อกลับไปใช้ฉบับมาตรฐาน
เคล็ดลับคือเขียนเนื้อสัญญาให้ชัดและเป็นกลาง ระบุตัวเลขและเงื่อนไขให้ครบ เลี่ยงข้อความกว้าง ๆ อย่าง “ตามที่ผู้ให้เช่าเห็นสมควร” เพราะมักเป็นต้นเหตุของข้อโต้แย้งภายหลัง
วิธีสร้างสัญญาเช่าให้ผู้เช่าแต่ละห้อง
เมื่อมีผู้เช่าเข้าใหม่ ให้สร้างสัญญาจากหน้าของผู้เช่าคนนั้น ระบบจะดึงค่าเริ่มต้นจากเทมเพลตมาให้ เหลือแค่ตรวจทานและปรับเฉพาะจุดที่ต่างจากปกติ
- เข้าเมนู ผู้เช่า เลือกผู้เช่าที่ต้องการ แล้วกดจัดการสัญญาเช่า
- กรอกวันเริ่มสัญญาและวันสิ้นสุด ค่าเช่าต่อเดือน เงินประกัน วันที่ครบกำหนดจ่ายของทุกเดือน และจำนวนผู้พักอาศัย
- ปรับเงื่อนไขหรือข้อตกลงเฉพาะของห้องนี้ถ้ามี เช่น ตัวอย่าง อนุญาตให้จอดรถหน้าห้องได้หนึ่งคัน
- บันทึกแล้วเปิดดูเอกสารสัญญา ตรวจชื่อ เลขห้อง ตัวเลข และวันที่ให้ถูกต้องก่อนส่งให้ผู้เช่า
- ถ้าต้องการฉบับกระดาษ กดพิมพ์หรือบันทึกเป็น PDF ได้จากหน้าเอกสาร
วันครบกำหนดจ่ายในสัญญาที่ใช้งานอยู่ยังเชื่อมกับการคิดยอดค้างชำระของห้องนั้นด้วย จึงควรกรอกให้ตรงกับที่ตกลงกับผู้เช่าจริง
ในแพ็ก Growth ยังแนบสำเนาบัตรประชาชนหรือทะเบียนบ้านไว้ในโปรไฟล์ผู้เช่าเพื่อใช้ประกอบสัญญาได้ ส่วนแพ็ก Pro มีระบบอ่านบัตรประชาชนช่วยกรอกข้อมูลผู้เช่าให้เร็วขึ้น ลดการพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่ผิด
เซ็นสัญญาเช่าออนไลน์และส่งให้ผู้เช่าทำอย่างไร
ในแพ็ก Pro ผู้เช่าเซ็นสัญญาออนไลน์ได้จากลิงก์ที่เจ้าของหอส่งให้ โดยไม่ต้องเดินทางมาเซ็นที่หอ ส่วนแพ็ก Growth ใช้วิธีพิมพ์สัญญาจากระบบให้ผู้เช่าเซ็นบนกระดาษ
- จากหน้าเอกสารสัญญา กดคัดลอกลิงก์เซ็น หรือกดส่งเข้า LINE ถ้าผู้เช่าผูก LINE กับห้องไว้แล้ว
- ผู้เช่าเปิดลิงก์ เลื่อนอ่านสัญญาจนจบ แล้วติ๊กยืนยันว่าอ่านและเข้าใจเงื่อนไขทั้งหมด
- ผู้เช่าเซ็นยืนยันบนหน้าจอ ลายเซ็นเจ้าของที่ตั้งไว้จะถูกแนบให้อัตโนมัติ
- สัญญาที่เซ็นแล้วเก็บในระบบคู่กับข้อมูลผู้เช่า เปิดดูหรือพิมพ์ย้อนหลังได้เมื่อต้องตรวจเงื่อนไข
| ความสามารถ | แพ็ก Growth | แพ็ก Pro |
|---|---|---|
| ตั้งค่าเทมเพลตและค่าเริ่มต้นของสัญญา | มี | มี |
| สร้างสัญญาพร้อมเติมข้อมูลผู้เช่า | มี | มี |
| พิมพ์หรือบันทึกสัญญาเป็น PDF | มี | มี |
| เก็บสำเนาเอกสารผู้เช่า | มี | มี |
| เซ็นสัญญาออนไลน์ด้วย e-Signature | ไม่มี | มี |
| อ่านบัตรประชาชนช่วยกรอกข้อมูล | ไม่มี | มี |
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้รับการรองรับตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ในหลายกรณี แต่รายละเอียดขึ้นกับประเภทเอกสาร หากไม่แน่ใจควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ดูรายละเอียดฟีเจอร์เพิ่มเติมได้ที่หน้า สัญญาเช่าออนไลน์สำหรับหอพัก
คำถามที่พบบ่อย
สัญญาเช่าออนไลน์ใช้แทนสัญญากระดาษได้ไหม?
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้ได้ในหลายกรณีตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ควรตรวจสอบให้เหมาะกับเอกสารของหอ ถ้าต้องการฉบับกระดาษก็พิมพ์สัญญาจากระบบให้ผู้เช่าเซ็นได้
แก้เนื้อสัญญาเองได้ไหม ถ้าฉบับมาตรฐานไม่ตรงกับหอ?
ได้ ในเมนูตั้งค่าสัญญาแก้ข้อความได้อิสระและแทรกข้อมูลที่ต้องการให้ระบบเติม ถ้าแก้แล้วอยากเริ่มใหม่ก็กดล้างรูปแบบเพื่อกลับไปใช้ฉบับมาตรฐาน
ผู้เช่าต้องสมัครบัญชีเพื่อเซ็นสัญญาออนไลน์ไหม?
ไม่ต้อง ผู้เช่าเปิดลิงก์เซ็นที่ได้รับ อ่านสัญญา ติ๊กยืนยัน แล้วเซ็นบนหน้าจอได้เลย
ตั้งเงินประกันหรือเงื่อนไขต่างกันแต่ละห้องได้ไหม?
ได้ ค่าเริ่มต้นของหอใช้กับทุกห้องที่ไม่ได้ตั้งเฉพาะ และตอนสร้างสัญญาให้ผู้เช่ายังปรับค่าเช่า เงินประกัน หรือเงื่อนไขของรายนั้นได้
สัญญาเช่าออนไลน์ใช้แพ็กไหน?
การสร้างสัญญาจากเทมเพลตเริ่มที่แพ็ก Growth ส่วนการเซ็นสัญญาออนไลน์ด้วย e-Signature และการอ่านบัตรประชาชนอยู่ในแพ็ก Pro
สรุป
สัญญาเช่าออนไลน์ช่วยให้งานเอกสารของหอเป็นระบบขึ้น ขั้นตอนหลักมีแค่ตั้งเทมเพลตครั้งเดียว สร้างสัญญาจากหน้าผู้เช่า ตรวจทาน แล้วพิมพ์หรือส่งให้เซ็นออนไลน์ สัญญาทุกฉบับจะอยู่คู่กับข้อมูลห้องและผู้เช่า เปิดดูได้ทุกเมื่อ
ถ้าอยากจัดข้อมูลห้องและผู้เช่าให้พร้อมก่อนเริ่มใช้สัญญาออนไลน์ ทดลองใช้หอพักดีฟรี แล้วค่อยอัปเกรดเมื่อพร้อม